Informationen zum Pächterwechsel alter Pächter

In Ihrem Ibelsa-Account können Sie keine Änderungen bei Unternehmensname / Firmierung /Name Inhaber / Vorname Inhaber, Steuernummer und Umsatzsteuernummer vornehmen. (unter Einstellungen /Vertragspartner) vornehmen.

Damit die Umstellung vollzogen werden kann, benötigen wir von Ihnen und Ihrem Nachfolger die folgenden Unterlagen:

  1. von Ihnen:
    • schriftliche Kündigung des ibelsa Accounts mindestens 4 Wochen zum Monatsende abhängig von der jeweils gewählten Vertragslaufzeit wie in unseren AGB beschrieben, vor dem festgelegten Übergabetermin (falls ein DIRS21 Zugang besteht, bitte auch diesen separat schriftlich kündigen)
    • die ausgefüllte und unterschriebene Einverständniserklärung zur Übergabe Ihres ibelsa.rooms-Accounts bei einem Pächterwechsel. Hier bitte darauf achten, dass die Kontaktdaten des Nachfolgers komplett angegeben sind.
    • Gewerbeanmeldung bzw. Handelsregisterauszug

 

  1. von Ihrem Nachfolger:
    • Gewerbeanmeldung bzw. Handelsregisterauszug
    • aktuelle Bankverbindung bei SEPA-Einzug
    • unterschrieben AGB
    • unterschrieben Vereinbarung zur Verarbeitung im Auftrag (nach DSGVO)
    • unterschriebene Auftragsbestätigung (diese senden wir Ihrem Nachfolger zu, sobald wir dessen Anschrift durch die Übergabebestätigung erhalten haben)

Bitte beachten Sie, dass ein Pächterwechsel erst erfolgen kann, wenn alle Unterlagen bei uns im Hause vorliegen und der Geldeingang für die Gebühren des Pächterwechsels (250 € vom neuen Pächter für die Umstellung und 85 € für den Datendump vom alten Pächter) bei uns auf unserem Konto eingegangen sind.

 

Wichtige Informationen bzgl. einer angebundenen TSE bei Pächterwechsel für den alten Pächter

Bitte beachten Sie, dass die TSE zum Datum des Pächterwechsel automatisiert abgeschaltet wird. Es werden also keinerlei Daten mehr ab diesem Zeitpunkt signiert und der Zugriff auf Exportfunktionen ist nicht mehr möglich. 

Beispiel: 

Alter Pächter gibt das Haus am 30.04.2021 ab und der neue Pächter übernimmt zum 01.05.2021

Automatisierte Abschaltung der TSE am 30.04.2021 um 24:00 Uhr

Ab diesem Zeitpunkt haben Sie auch keinen Zugriff mehr auf Ihren alten Account. Stellen Sie sicher, dass Sie alle für Sie relevanten Daten entsprechend vor diesem Zeitpunkt gesichert haben. Insbesondere alle Daten für die sie gesetzlichen Archivierungspflicht unterliegen (bei der TSE insbesondere der DSFinV-K Export. Gemäß unserer AGB werden wir alle Daten der TSE 4 Wochen nach dem bestätigten Termin des Pächterwechsels unwideruflich löschen. Innerhalb dieser 4 Wochen haben Sie die Möglichkeit den DSFinV-K Export bei uns schriftlich anzufordern. Hierfür benötigen wir allerdings eine Kopie des Handelsregisterauszuges / der Gewerbeanmeldung sowie die Hotel-PIN Ihres ehemaligen Hauses. Bitte denken Sie daran sich diese im Vorfeld zu notieren. Wir stellen Ihnen den Export je nach Größe und Umfang auf eine von uns gewählte Weise zur Verfügung.

 

Bitte beachten Sie dass ibelsa GmbH laut unseren AGB nur eine Datenhaltung während der Vertragslaufzeit für den Kunden durchführt. Für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung der Daten und die Durchführung der Archivierung nach diesen Vorgaben ist alleine der Kunde zuständig. Dies betrifft neben den Daten der TSE auch alle anderen relevanten Daten ihres Accounts. Archivieren Sie also bitte Ihre Daten regelmäßig und insbesondere vor dem bestätigten Termin des Pächterwechsel.

 

Bei einem Pächterwechsel gibt es lediglich diese folgenden Optionen:

  1. Der bisherige Inhaber / Pächter erklärt sich – wie oben beschrieben – schriftlich dazu bereit, dass der neue Inhaber / Pächter den bereits bestehenden ibelsa-Account voll umfänglich ab dem genannten Datum/Buchungstag übernehmen darf. Wir werden dann von den bestehenden Daten einen Download ziehen. Diese Daten werden nach einem Jahr aus datenschutzrechtlichen Gründen, gemäß unseren AGB §13 durch uns gelöscht. Bitte beachten Sie unseren §3 Absatz 5: Für die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen ist der Kunde verantwortlich. Ab dem genannten Datum/Buchungstag kann dann der neue Inhaber / Pächter mit dem bisherigen Account voll umfänglich arbeiten.

 

  1. Der bisherige Inhaber / Pächter erklärt sich – wie oben beschrieben – schriftlich dazu bereit, dass der neue Inhaber / Pächter den bereits bestehenden ibelsa-Account mit allen bestehenden Kontaktdaten, sowie den Reservierungs-und Buchungsdaten ab dem genannten Datum/Buchungstag übernehmen darf.

 

  1. Der bisherige Inhaber erklärt sich nicht dazu bereit, dass der neue Inhaber den bereits bestehenden Ibelsa-Account weiter nutzen darf. Der Nachfolger meldet sich komplett neu an. Es wird ein neuer Account mit einer neuen ID für den Nachfolger erstellt. Der neue Inhaber muss sich komplett neu anmelden und hat keine Möglichkeit auf bestehende Daten zuzugreifen. Es fallen die Einrichtungsgebühren für ibelsa.basic / die Module und Anbindungen komplett an. Die Kosten hierfür entnehmen Sie bitte unserer Ibelsa Preisliste.

 

Für die o.g. Optionen 1 und 2, fallen folgende Kosten an:

Für den bisherigen Inhaber / Pächter:                                                                                  Download, Speicherung seiner Daten auf dem ibelsa-Server 85,00 € zzgl. MWST.

Für den neuen Inhaber / Pächter (im Fall das der bestehende Account übernommen werden darf):                                                                                                                                                   Umstellung und Einrichtung des vorhandenen Accounts / Änderung der Zugangsdaten / Neuanlage des Kunden 250,-€ zzgl. MWST. 

(die Rechnungstellung erfolgt vor dem Umstellungstermin und ist sofort fällig)

Bitte beachten Sie, dass ein Pächterwechsel erst erfolgen kann, wenn die oben aufgeführten Beträge beglichen worden sind.