datenschutz.
sicher. cloudbasiert.

Die Server der ibelsa GmbH stehen in Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt am Main.

Die Zertifizierungen der Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) finden Sie in den AWS Compliance Programs im Bereich „Europe, Middle East & Africa“. Unser in Deutschland ansässiger AWS-Partner Skaylink, der uns beim Betrieb der Serverinfrastruktur unterstützt, ist nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301 zertifiziert.

Unsere Infrastruktur wird von unserem internen DevOps Expertenteam betrieben mit Unterstützung durch die externe Experten der Skaylink GmbH und läuft auf Amazon Web Services (AWS) am Standort Frankfurt am Main. Die Systeme von AWS sind allgemein für eine hervorragende Stabilität bekannt, was wir aus unserer Erfahrung nur bestätigen können.

Durch die Nutzung der AWS Rechenzentren können wir ibelsa.rooms permanent an zwei örtlich getrennten Rechenzentren “spiegeln”. Sollte eines der Rechenzentren ausfallen, bleibt ibelsa.rooms aufgrund der redundanten Auslegung einfach im anderen Rechenzentrum erreichbar. Alle unsere Systeme, insbesondere Datenbankserver und Dateisysteme, sind dabei mindestens zweifach redundant ausgelegt, und wie beschrieben zusätzlich verteilt auf räumlich getrennte Standorte, die "mindestens einige Kilometer" voneinander entfernt sind (Details über die genauen Standorte hält Amazon aus Sicherheitsgründen unter Verschluss).

Weiterhin können wir die Kapazität der benötigten Rechenleistung unserer Server jederzeit und nahezu in Echtzeit anpassen, um somit Engpässe bei der Nutzung der Software gar nicht erst entstehen zu lassen.

Ihre Daten werden regelmäßig und automatisch in industrielle Backup-Systeme gesichert. Damit stellen wir sicher, dass bei Datenverlust Ihre Daten wiederhergestellt werden könnten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt “Wie erfolgt die Datensicherung bei ibelsa”.

Um die Verfügbarkeit und Betriebssicherheit von ibelsa zu gewährleisten, führen wir Datensicherungen wie folgt durch:

Für alle Daten werden mindestens einmal täglich Vollbackups erstellt, und je nach System werden die Backup-Stände zwischen 30 und 34 Tagen, mindestens aber 7 Tage, vorgehalten. Die Datenhaltung der Backups erfolgt dabei auf mehrfach redundanten Speichersystemen von AWS, die Ausfälle an bis zu zwei Speicherorten überstehen. Die Sicherungen werden dabei getrennt vom Produktivsystem und verschlüsselt (“encryption-at-rest”) innerhalb der Region EU-Central-1 übertragen und abgelegt.

Die Sicherungen werden von AWS bzw. von unserem Expertenteam zusammen mit skaylink verwaltet. Inhaltlich sind diese von Seiten ibelsa oder skaylink nicht manipulierbar. Eine Löschung bestehender Datenbanksicherungen durch ibelsa ist möglich, jedoch nur über einen speziellen Server, auf den nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff haben. Der Zugriff wird dabei über ein von skaylink verwaltetes Rechtemanagement konfiguriert.

Der ibelsa Quellcode ist ebenfalls mehrfach redundant gesichert und jederzeit in unserem Zugriff. Die Definitionen zur Systemarchitektur sind im Konfigurationsmanagement von skaylink abgelegt und gesichert, so dass das gesamte System mit allen benötigten Diensten automatisiert eingerichtet und mit Daten aus den Backups wiederhergestellt werden kann.

ibelsa testet die Wiederherstellbarkeit der Backups regelmäßig.

Eine Wiederherstellung der Daten ist je nach Bereich innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Je nach Wiederherstellungsszenario ist dies von mehreren Faktoren abhängig, zum Beispiel der Art der Daten, der Datenmenge oder ob Off-Site Backups herangezogen werden müssen. Im Bereichen der Datenbank gibt es zusätzliche Möglichkeiten der Wiederherstellung. Diese erlaubt eine Wiederherstellung annähernd im laufenden Betrieb, und auch eine Wiederherstellung von beliebigen Zeitpunkten innerhalb des Backup-Zeitraums.

Für die Einhaltung und Umsetzung steuerrechtlicher Speicherfristen, Aufbewahrungsfristen und sonstiger Archivierungspflichten und Aufbewahrungsfristen ist der Kunde verantwortlich. Dies betrifft alle relevanten Daten ihres Accounts. Näheres hierzu finden Sie in unseren Vertragsbedingungen (AGB - IBELSA). Hier insbesondere in den §§ 8, 15 und 18

Bei der Online-Registrierung Ihres ibelsa.rooms-Accounts erhalten Sie per E-Mail den entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Diesen müssen Sie lediglich um Ihre Firmierung ergänzen, unterschreiben und an uns zurücksenden. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO stellen wir ebenfalls zur Verfügung.

Ja. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter datenschutz@ibelsa.com oder postalisch: ibelsa GmbH, Saarstraße 133, 66265 Heusweiler-Holz.

Daten können manuell gelöscht werden. Ein automatisierter Löschmechanismus wird von der Anwendung derzeit nicht unterstützt. Die Einhaltung und Überwachung der Löschfristen obliegt dem Kunden.

ibelsa stellt zwei Möglichkeiten für einen sicheren Login zur Verfügung: Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) über Magic Links und Google Single Sign-On (SSO).

Bei der Anwendung ibelsa.rooms handelt es sich um Software-as-a-Service (SaaS) also um eine Cloud Anwendung. Um Zugriff auf die Anwendung und Ihren ibelsa.rooms Account zu erlangen, benötigen Sie einen Webbrowser und eine stabile Internet-Verbindung. Ohne diese können Sie nicht auf die Anwendung zugreifen.

Sämtliche Kommunikation zwischen Ihrem Webbrowser und der ibelsa Cloud Anwendung erfolgt verschlüsselt nach dem neuesten Stand der Technik. ibelsa ist auf den jeweils aktuellen Versionen der offiziell unterstützten Webbrowser und auf allen Betriebssystemen lauffähig, so dass Sie keine unsichere Software zum Zugriff benutzen müssen. Ihre Daten werden auf unseren Server verschlüsselt abgelegt (“encryption at rest”).

Ja. Die Anwendung verfügt über ein Rechtemanagement, mit dem einzelnen Mitarbeitenden oder Mitarbeitergruppen entsprechende Rechte zugewiesen oder wieder entzogen werden können.

Die ibelsa GmbH führt während der Vertragslaufzeit eine Datenhaltung, jedoch keine revisionssichere Datenarchivierung durch. Für die Einhaltung und Umsetzung steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen und sonstiger Archivierungspflichten ist der Kunde verantwortlich. Dies betrifft alle relevanten Daten des Accounts. Weitere Informationen finden Sie in unseren Vertragsbedingungen, insbesondere in den §§ 8, 15 und 18.

Unserer Philosophie folgend, können Sie auch nach dem bestätigten Kündigungstermin noch ein Jahr lang auf Ihren Account und die darin enthaltenen Daten lesend zugreifen (sofern Sie dieser Regelung nicht widersprechen).

Ein Jahr nach Ende der Vertragslaufzeit werden wir Ihren Account aus datenschutzrechtlichen Gründen löschen.

Genaue Informationen zu diesem Thema finden Sie in §15 unserer Vertragsbedingungen, in dem die Datenlöschung und Pflichten bei oder nach Beendigung des Vertrages geregelt sind. Dort insbesondere unter Punkt 3.

Grundsätzlich ist es möglich, einen ibelsa-Account an einen Nachfolger zu übergeben. Die entsprechenden Informationen finden Sie in § 16 unserer Vertragsbedingungen. Zusätzlich berät Sie unser Support-Team gerne zu diesem Thema.

Zahlungsdaten werden nicht in der ibelsa-Applikation gespeichert. Sie werden ausschließlich über PCI-konforme Technologiepartner verarbeitet und gespeichert. ibelsa speichert und verarbeitet diese Daten lediglich in tokenisierter Form.

Im Bereich Cybersicherheit arbeiten wir unter anderem mit ProSec Networks zusammen, einem spezialisierten Unternehmen mit umfassender Expertise in der IT-Sicherheit. ProSec betreut unter anderem auch Bundesbehörden und bringt dadurch ein besonders hohes Maß an Erfahrung und Sicherheitskompetenz in unsere Zusammenarbeit ein.

Darüber hinaus stehen wir in kontinuierlichem Austausch mit weiteren Partnerunternehmen und Experten. Dieser enge Dialog ermöglicht es uns, Sicherheitsstandards laufend zu überprüfen und weiterzuentwickeln sowie potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

So stellen wir sicher, dass unsere Systeme den aktuellen Anforderungen an Cybersicherheit entsprechen und kontinuierlich verbessert werden.