Konfiguration der Zimmerraten

Um die Einstellungen vornehmen zu können, wechseln Sie zunächst von der Startansicht in den Mein-Hotel-Bereich.

Wählen Sie dort den Reiter Raten aus!

Eine Rate umfasst mindestens ein Angebot für die Übernachtung in Ihrem Hotel. Darüber hinaus lassen sich jedoch auch weitere Leistungen zu einer Rate hinzufügen, so dass Leistungsbündel entstehen, wie z.B. Übernachtung inkl. Frühstück oder Übernachtung, Frühstück und Eintritt in den Wellness-Bereich.

Anlegen einer neuen Rate

Um eine neue Rate anzulegen, klicken Sie auf das Pluszeichen in der Zeile Raten.

Ein neues Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die Leistungen und Konditionen detailliert eingeben können.

- Name

Hinterlegen Sie hier den Namen der Rate. Der Name ist während der Webbuchung, als auch auf dem Angebots- und Bestätigungsbrief für den Gast sichtbar und sollte somit aussagekräftig und für den Gast verständlich gewählt werden. Daher bietet sich ein ausgeschriebener Name eher an als eine Abkürzung.

- Beschreibung

Hinterlegen Sie hier eine ansprechende Beschreibung der Rate. Sie ist ebenfalls während der Webbuchung für den Gast einsehbar und soll ihm bei der Wahl der richtigen Rate helfen.

- Steuerklasse

Hinterlegen Sie hier den jeweiligen Steuersatz. Der Steuersatz kann nun für jeden Posten individuell eingestellt werden. Diese Neuerung ist für die Kommunalsteuer wichtig (City Tax), bei der einige Posten mit und einige Posten ohne Steuer eingestuft werden.

- Min. Tage

Bieten Sie eine Rate oder ein Arrangement an, das auf eine bestimmte Aufenthaltsdauer begrenzt ist, z.B. für Kurzzeitgäste, oder aber erst ab einer höheren Anzahl an gebuchten Übernachtungen verfügbar sein soll, z.B. für Langzeitgäste, können Sie hier die richtigen Einstellungen vornehmen. Geben Sie daher in diesem Feld die Mindestanzahl an zu buchenden Tagen an, die nötig ist, damit dem Gast diese Rate angeboten wird. Soll es keine Limitierung geben, lassen Sie die Einstellung auf '1' stehen.

- Max. Tage

Soll eine Rate nur bis zu einer Höchstdauer an Buchungstagen angeboten werden, legen Sie hier die maximale Aufenthaltslänge fest. Soll es keine Limitierung geben, lassen Sie die Einstellung auf '0' stehen.

- ist aktiv

Über die Schaltfläche ist aktiv aktivieren oder deaktivieren Sie eine Rate vollständig für Ihr Angebot. Ein gesetzter Haken bedeutet aktiv und ein leeres Kästchen bedeutet inaktiv. 

- Online buchbar

Möchten Sie diese Rate auf Ihrer Webseite anbieten, setzen Sie einen Haken bei 'online buchbar'. Dadurch wird die Rate umgehend in die Webbuchung von ibelsa aufgenommen.

Hinzufügen von Produkten zu einer Rate

Über das Pluszeichen fügen Sie weitere Leistungen zu dieser Rate hinzu. Bitte beachten Sie, dass die Übernachtung selber nicht als Produkt hinzugefügt werden muss, sondern nur alle weitere Leistungen.

Innerhalb der Produktübersicht können Sie schließlich jedes beliebige Produkt auswählen, das zusammen mit der Rate angeboten werden soll.

Tipp: Wenn Sie in der Produktkonfiguration die Haken bei 'Name editierbar' und 'Preis editierbar' gesetzt haben, lassen sich der Name und Preis des Produktes individuell für diese Rate überschreiben.

Speichern Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche übernehmen.

Produkte innerhalb einer Rate mit Konditionen versorgen

Nun geben Sie noch die Konditionen für die Produkte innerhalb der Rate an.

- Online Option

Diese Funktion ist nur für die Webbuchung relevant. Haben Sie hier einen Haken gesetzt,  wird dieses Produkt während der Online-Buchung angeboten.

- inklusive der Rate

Durch das Markieren dieses Feldes  beinhaltet der Übernachtungspreis das Produkt. Andernfalls wird es zusätzlich berechnet.

 - Pro Person

Wählen Sie hier aus, ob das Produkt pro Person oder pro Zimmer angeboten wird.

 - Auf der Rechnung

Setzen Sie hier einen Haken, wird das Produkt auf der Rechnung separat ausgewiesen. Setzen Sie keinen Haken, wird es zusammen in einer Summe mit der Übernachtung berechnet. 

In den internen Umsatzberichten (Warengruppenjournal, Umsatzbericht und Kennzahlenbericht) ist es den entsprechenden Produkt- und Warengruppen zugeordnet.

Bitte beachten Sie hier das aktuelle Steuerrecht.

- Täglich

Durch diese Option, wird das Produkt für jeden Tag der Reservierung ein Mal berechnet.  Ist kein Haken gesetzt, wird das Produkt nur einmalig berechnet, und zwar am ersten Tag des Aufenthaltes.

- Festlegung eines Raten-Zeitraumes

Nach dem Speichern wird der Raten-Zeitraum festgelegt, innerhalb dessen ihre angelegte Rate gültig und buchbar ist. Ein Raten-Zeitraum könnte zum Beispiel genau eine Saison einschließen oder ein Kalenderjahr. Je nach Gültigkeit Ihrer Preise können Sie ihn frei wählen. Es ist ebenfalls möglich ihn im Nachhinein anzupassen oder weitere Zeiträume hinzuzufügen.

Speichern Sie Ihre Eingabe. Sie gelangen anschließend wieder in die Raten-Übersicht.

In der linken Spalte sind die angelegten Raten mit Namen aufgelistet. Wählen Sie eine Rate aus, erscheint in der rechten Spalte die dazugehörige Preisübersicht. Jede Zeile gibt die Preise für eine bestimmte Rate wieder, und zwar pro Zimmerkategorie und Personenanzahl und für jeden einzelnen Wochentag.

Versorgen Sie nun Ihre neu angelegte Rate mit Preisen.

Sie können entweder allen Wochentagen den gleichen Zimmerpreis zuordnen oder jeden Wochentag mit einem eigenen Preis versehen. Es empfiehlt sich, nach jeder Feldeingabe die Tabulatortaste zu nutzen, um sich schnell durch die Zeile zu arbeiten. Nach dem letzten Eintrag klicken Sie auf Aktualisieren um die Einträge zu speichern.

Wichtig ist, dass jeder Wochentag mit einem Preis versorgt wird. Lassen Sie stattdessen eine '0' im Feld stehen, so ist die Rate für diesen Zimmertyp und diese Zimmerbelegung an dem entsprechenden Tag nicht buchbar.

Beispiel für gezieltes Auslassen von Preiseingaben

Diese Funktion können Sie selbstverständlich auch bewusst einsetzen. Hier ein Beispiel:

Die Rate Wellness Weekend für Zwei soll nur am Wochenende und nur bei einer Belegung von 2 Personen in einem Doppelzimmer oder einer Suite angeboten werden. Daher sind die Preise nur an den entsprechenden Stellen eingegeben (s. Bild). Alle anderen Angaben bleiben auf '0' stehen.
Somit wird das Wellness Weekend für Zwei (sowohl in der Anwendung, als auch in der Webbuchung) nur angeboten, wenn das Hotel eine Anfrage für einen Freitag, Samstag oder Sonntag für 2 Personen in den ausgewählten Zimmerkategorien erhält.

Ändern von Raten-Zeiträumen

Nachdem Ihre Raten nun angelegt sind, können Sie die Zeiträume bei Bedarf verändern. 

Beispiel:

Nehmen wir an, es ist bisher eine Rate angelegt, die lückenlos für das gesamte Jahr gilt. Stattdessen möchten Sie jedoch saisonal unterschiedliche Preise anbieten und die Rate dafür in drei verschiedene Zeiträume aufteilen.

1. Ratenzeitraum abändern

Klicken Sie dafür einen beliebigen Eintrag der Rate an und wählen anschließend die Bearbeitungsschaltfläche aus.

Nun ändern Sie den bisherigen Ratenzeitraum passend zu Ihren Saisonzeiträumen ab. In unserem Beispiel wird der 31.12. auf den 31.05. geändert.

2. Ratenzeitraum für Hauptsaison erstellen

Möchten Sie nun einen neuen Ratenzeitraum ohne Preisvorgabe anschließen lassen, klicken Sie auf das Pluszeichen. Tragen Sie anschließend einen Zeitraum ein, der an den ersten unmittelbar anschließt und bis zum Ende der Hauptsaison reicht. Grundsätzlich können die Zeiträume beliebig gewählt werden.

Tragen Sie anschließend Ihre saisonalen Preise ein. 

3. Zeitraum kopieren

Möchten Sie für das Ende des Jahres die gleichen Preise wie im ersten Zeitraum anbieten, haben Sie die Möglichkeit den ersten Ratenzeitraum inkl. Preise zu kopieren.

Wählen Sie dafür einen beliebigen Eintrag des ersten Zeitraumes aus und klicken auf die Kopier-Schaltfläche.

Geben Sie auch hier ein Anschluss- und ein Enddatum ein.

Nun haben Sie die ursprüngliche Jahresrate auf drei Zeiträume aufgeteilt. Sowohl die Zeiträume als auch die Preise lassen sich jederzeit abändern.