Wie konfiguriere und nutze ich Anzahlungen?

Anzahlung

 Falls Sie über ibelsa.rooms Anzahlungen verbuchen wollen, muss dies zuerst unter 

  • Mein Hotel / Einstellungen / Hotel Info / Rechnungseinstellungen 

konfiguriert werden. Bitte nicht vergessen, diese Daten zu speichern. Sie können bis zu drei Anzahlungsoptionen mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen definieren.

 Anzahlung Name:  z.B. Anzahlung Logis oder Anzahlung 7%, Anzahlung 19% etc. 

Fibu-Konto: wenn das Finanzenmodul aktiviert wurde, muss das entsprechende Fibu Konto verknüpft werden, dies bitte vor der Konfigurierung mit Ihrem Steuerberater klären.

 Anzahlung Steuerklasse: Mehrwertsteuer auswählen, bitte beachten Sie, dass keine Steuerklasse mit Citytax oder Beherbergungssteuer ausgewählt wurde.

 Anzahlungen können sowohl in der Rechnungsverwaltung einer Reservierung, als auch im Cashmaster bei einer Passantenrechnung verbucht werden.

 Wollen Sie eine Anzahlung für eine Reservierung verbuchen ist die Vorgehensweise wie folgt: 

  • Reservierung anlegen und speichern (falls noch nicht geschehen)
  • Rechnungsverwaltung öffnen und unter:
  • Zahlungsart  #Anzahlung# auswählen

 

Neues Fenster öffnet sich, bitte füllen Sie die entsprechenden Felder aus: 

  • Anzahlungsbetrag eingeben 
  • Zahlungsart auswählen 
  • Anzahlungskonfiguration auswählen:  dies muss vorher bei den Einstellungen definiert werden 
  • Zimmer-Reservierung: dieser Text ist schon vordefiniert, kann aber ergänzt oder geändert werden 
  • Name der Rechnungsposition: dieser Text ist schon vordefiniert, kann aber ergänzt oder geändert werden 
  • Rechnung schließen und gewünschtes Dokument auswähle

 

Die Anzahlungsrechnung wird dann automatisch erstellt: 

  • mit der entsprechenden Rechnungsnummer aus dem laufenden Rechnungsnummernkreislauf 
  • Hinweis “Anzahlungsrechnung” auf dem pdf Dokument 
  • die Anzahlungsrechnung wird mit folgendem Icon: in der Rechnungsverwaltung gekennzeichnet

 

Beispiel: Anzahlungsrechnung pdf

 Auf der noch offenen Rechnung in der Rechnungsverwaltung wird die Anzahlung automatisch verbucht.

 

Auf der Inforechnung wird die Anzahlung getrennt ausgewiesen.

 

Löschen einer Reservierung mit Anzahlungsrechnung

Wenn eine Anzahlungsrechnung vorhanden ist und die Reservierung gelöscht wird, bleibt die Anzahlungsrechnung und die Gegenbuchung vorhanden:

 

Diese kann für eine andere Reservierung benutzt werden, oder die Anzahlung kann dem Gast wieder zurück überwiesen werden, in dem die Anzahlungsrechnung wieder geöffnet wird ( das Schloss öffnen), der Saldo in der Reservierung ist dann null.

Das Storno Dokument der Anzahlung kann in der Ablage ausgedruckt werden.

Bitte beachten Sie: 

  • Wenn die Endrechnung geschlossen wurde, kann die Anzahlungsrechnung nicht storniert werden, diese kann nur storniert werden, solange ein offener Rechnungsbetrag vorhanden ist.
  • Wenn das Finanzenmodul aktiviert ist und die Endrechnungssumme NULL ist, muss diese Rechnung dennoch mit einer Zahlungsart geschlossen werden, am besten mit Debitor oder Überweisung, so dass die Anzahlung in der Fibu korrekt ausgebucht wird.
  • Wenn bei einer Gruppenreservierung eine Anzahlung erfolgt, die Gäste jedoch im Anschluss ihre Restrechnung Vor Ort begleichen, achten Sie bitte darauf, dass die Anzahlungssumme gleichmäßig auf die verschiedenen ZImmer verteilt wird (mehrere Anzahlungen).
  • Wenn Anzahlungen mit 7% und 19% verbucht werden sollen, müssen 2 getrennte Anzahlungen verbucht werden.
  • Wenn mehrere Anzahlungen verbucht worden sind, wird jede Anzahlungsrechnungsnummer auf der Inforechnung und Endrechnung aufgelistet.
  • Die Anzahlungsrechnungen werden im Zahlungs- und Rechnungsbericht zusätzlich mit AZ ausgewiesen.
  • Wichtig: Bitte beachten Sie dass die Zahlart „Vorauszahlung“ nicht gleich zu setzen ist mit der Anzahlung.

Wollen Sie eine Anzahlung für eine Passantenrechnung im Cashmaster verbuchen, ist die Vorgehensweise wie folgt: 

  • neue Rechnung 
  • Rechnungsempfänger hinzufügen 
  • Produkt hinzufügen 
  • Zahlungsart #Anzahlung# auswählen 

Neues Fenster öffnet sich, Vorgehensweise wie bei der Reservierungsrechnung, nur das bei Name der Rechnungsposition nur “ Anzahlung” steht, dies wenn nötig entsprechend ergänzen.

 

Deaktivieren der Anzahlung 

Wenn die Anzahlung nicht über ibelsa abgewickelt werden soll, bitte unter 

  • Mein Hotel 
  • Einstellungen 
  • Hotel Infos 
  • Rechnungseinstellungen 
  • Name der Anzahlung löschen 
  • speichern