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Hintergrund – Philipp Berchtold und Patrick Schulte im Interview über das neue webbasierte Hotel-Management-System ibelsa.rooms

Neues webbasiertes Hotel-Management-System von Experten aus der Hotel- und IT-Branche

Hoteliers mussten sich bisher bei der Nutzung von Hotel-Management-Systemen mit komplizierter Software, langwierigen Schulungen, umständlichen Updates und oft hohen Kosten herumschlagen. Diese Zeiten sind vorbei. Das neue webbasierte Hotel-Management-System ibelsa.rooms hat das Zeug, den Markt zu revolutionieren. Die Bedienung ist gemäß des Mottos „Keep it simple“ wirklich einfach und macht Spaß. Die Vertragslaufzeiten (monatlich kündbar) sind sehr kundenfreundlich und testen kann man die Software so lange man möchte. Das macht das Angebot besonders interessant für kleine und mittelgroße Hotels. Hinter der Entwicklung stecken viele kreative Köpfe, die das Hotel- und IT-Business genau kennen. Wir sprechen mit den ibelsa-Gründern Patrick Schulte und Philipp Berchtold über ihr Vorhaben und ihre Beweggründe.

Was war Ihre Motivation, ein neues Hotel-Management-System zu entwickeln?
Philipp Berchtold (PB): Ich stamme selbst aus einer Hoteliersfamilie und habe etliche Jahre Erfahrung im internationalen Hotelmanagement. Daher weiß ich, dass die Suche nach der richtigen Hotel-Software für Betreiber kleiner und mittelgroßer Hotels eine große Belastung darstellt. Vorhandene Systeme sind oft recht kostspielig, kompliziert zu bedienen und erfordern hohen Schulungs- und Wartungsaufwand. Das war Motivation genug für mich, eine neue Hotel-Management-Software mit zu entwickeln und mein Hotel-Know-How darin einfließen zu lassen.
P. Schulte (PS): Als ich vor einiger Zeit durch Süddeutschland reiste und in einem kleinen Hotel nach einem freien Zimmer fragte, wurde ein großes schwarzes Reservierungsbuch aufgeschlagen. Sehr charmant, habe ich als Informatiker gedacht, aber wohl auch umständlich. Dieses Erlebnis gab mir die Motivation, eine eigene Hotelsoftware zu entwickeln, die es besser macht und dem Hotelier viel Arbeitserleichterung bietet. Mit ibelsa.rooms sollte das gelungen sein.

Was ist denn das wirklich Neue an Ihrer Hotel-Software und was hat Sie in der Neuentwicklung besonders gereizt?
P.B.: Mit ibelsa.rooms ist eine Software auf dem Markt, die wirklich einfach und intuitiv zu bedienen ist und außerdem schnell und ohne großen Aufwand installiert werden kann. Daneben bietet sie ein überschaubares Kostenmodell, das Kosten für Schulungen der Mitarbeiter, für aufwendige Installationen und Wartungsarbeiten einspart. Ferner profitiert der Hotelier von einer monatlich kündbaren Vertragslaufzeit.
P.S.: Mich hat es als Informatiker sehr gereizt, etwas für den Hotelier mit allem Komfort zu entwickeln. Die Bedienung sollte einfach sein und die Installation des Systems keine Arbeit machen. Der Hotelier sollte damit die Möglichkeit erhalten, seine Kunden gut kennen zu lernen, um sich nach deren Wünschen richten und als wirklicher Gastgeber auftreten zu können. Ibelsa.rooms integriert ein Customer Relations Management, eine übersichtliche Kundenverwaltung, weil wir denken, dass es zu einem Buchungssystem einfach dazu gehört. Sämtliche Funktionen sind intuitiv bedienbar – auch für technische Laien. Ich glaube, dass wir mit diesem Standard ein gutes Produkt für den Hotelier entwickelt haben. Da ibelsa.rooms internetbasiert ist, kann der Nutzer auch von unterwegs auf die Daten zugreifen, zum Beispiel mit seinem Smartphone. Außerdem verfügen wir über eine einzigartige Serveranbindung, die neben einer unglaublich hohen Geschwindigkeit des Systems auch eine 100%ige Datensicherheit erlaubt. Ich bin überzeugt, dass das einzigartig ist.

Bitte beschreiben Sie kurz die Vorteile von ibelsa.rooms.
P.B.: Der Hotelier kann einen direkten Kontakt zu den Kunden aufbauen und macht sich so von anderen Anbietern unabhängig. Außerdem haben wir das System genau auf die Bedürfnisse des Hoteliers zugeschnitten. Wir haben die Software über unseren „Qualitäts-Zirkel“, bei dem ausgewählte Hotels mitwirken, testen lassen. Die Ideen und Anregungen der Hoteliers greifen wir auf und lassen sie in die ständige Weiterentwicklung einfließen. So kam beispielsweise die Anregung, ibelsa.rooms an die gängigen sozialen Netzwerke anzubinden. Das möchten wir schnell umsetzen, denn die sozialen Netzwerke eröffnen dem Hotelier viele neue Buchungskanäle und Vorteile.
P.S.: ibelsa.rooms vereinfacht sonst sehr aufwändige Abläufe im Hotel, so dass sich der Hotelier und seine Mitarbeiter stärker um ihre Hauptaufgabe kümmern können: nämlich den Gast zu umsorgen. Mit dem System lassen sich alle relevanten Arbeitsprozesse im Hotel zentral steuern – von der Reservierung über den Check-in bis zur Abschlussrechnung. Direkte Schnittstellen für die Online-Buchbarkeit über die eigene Homepage, über die großen Buchungsportale mit Hilfe eines Channel-Managers sind in der Entwicklung und quasi schon mitgekauft. Denn künftige Updates, Extrafunktionen oder neue Module sind bereits im Preis enthalten. Das benutzerfreundliche System ist einfach zu bedienen, sicher und kostengünstig. Die Software ist technologisch auf dem allerneuesten Stand und weltweit einsetzbar.
Hoteliers müssen mittlerweile einen großen Aufwand betreiben, um ihre Zimmerpreise und -kontingente auf den unterschiedlichen Hotel-Buchungsportalen zu überprüfen.

Wie wird dieses Problem künftig von ibelsa gelöst?
P.B.: Wir haben gesehen, dass das mittlerweile einen erheblichen Aufwand für den Hotelier bedeutet. Deswegen wird in naher Zukunft eine Anbindung zu einem Channel-Manager möglich. Damit kann der Hotelier genau diejenigen Buchungsportale anbinden, auf denen er seine Kontingente und Zimmerpreise eingestellt hat. Das Ganze lässt sich zentral und mit einem Klick über ibelsa.rooms managen und ist damit unabhängig von anderen Softwarelösungen. Hier zeigt sich die Realisierung des Prinzips „keep it simple“. Gleichzeitig ist ibelsa.rooms einzigartig auf dem Markt.

ibelsa.rooms ist webbasiert – was bedeutet das ?
P.S.: Webbasiert heißt, dass ibelsa.rooms von überall erreichbar ist und zwar von jedem Computer, Notebook, iPad oder sogar dem Smartphone. Nötig ist dafür nur – neben dem Gerät – eine Internetverbindung. Mit den persönlichen Zugangsdaten ist der Zugriff von jedem Ort der Welt aus somit möglich. Der Hotelier kann entspannt auch einmal selbst in den Urlaub fahren und seine Geschäfte aus der Ferne steuern, ohne selbst vor Ort sein zu müssen. Das haben schon viele, die das System bereits getestet haben, als beruhigenden Vorteil benannt.

Welche Technologie setzen Sie für ibelsa.rooms ein?
P.S.: Für uns war es wichtig, gleich zu Beginn eine Technologie einzusetzen, die in die Zukunft gedacht ist. Vor allem sollte sie überall laufsicher und für alle gängigen Systeme einsetzbar sein. Wir haben uns aus dem Grund für Java Script entschieden und uns von Flash verabschiedet, die lange Zeit als DIE Technologie überhaupt galt. Ferner ist uns wichtig, mit offenen Standards zu arbeiten, um Drittanbietern Schnittstellen zu bieten: Zahlungssysteme, Channel-Manager, andere Datenbanken, die es oftmals einzubinden gilt.

Nichts ist den Hoteliers heiliger als die eigenen Kundendaten. Sind die Daten denn sicher?
P.B.: Ja, sicherer geht es eigentlich nicht. Wir arbeiten redundant, was heißt, dass wir immer mit „doppeltem Boden“ agieren: doppelte Stromversorgung, doppelte Sicherung der Daten, mehrfache BackUps. Wir arbeiten mit einem ständig überwachten Serverkonglomerat. Diebstahl der Daten und Datenverlust ist damit ausgeschlossen. Die Server gehen nie offline und wir garantieren eine 99,5-prozentige Verfügbarkeit. Aus meiner Sicht sind die Kundendaten in den Rechenzentren sicherer als auf einem lokalen Computer im Büro.
P.S.: Es ist das, was wir von Beginn an sicher stellen wollten. Die Kundendaten sind uns das Wichtigste, das es zu schützen gilt. Deswegen haben wir uns für vertrauenswürdige Partner entschieden, die uns eine 100-prozentige Datensicherheit gewährleisten. Das sind Partner, die mit Rechenzentren arbeiten, die die Daten mehrfach sichern und spiegeln. Für uns und für den Hotelier ganz wichtig: die Daten sind pro Hotel separat abgelegt. Kein anderes System kann ein so hohes Maß an Sicherheit bieten.

ibelsa.rooms ist außer für den deutschsprachigen Markt auch auf Englisch, Italienisch und Portugiesisch erhältlich. Das sind ja eher Sprachen, die sonst nicht sofort mit aufgenommen werden. Wie sind Sie denn gerade auf diese Sprachen gekommen?
P.S.: Da wir vorhaben, das Produkt weltweit zu vertreiben, werden wir sicherlich auch schnell noch weitere Sprachen hinzunehmen. Unser Vertrieb ist dezentral und international organisiert, d.h. wir arbeiten mit Country-Managern und Sprach-Managern zusammen, die vor Ort sind und die Sprache und die Gegebenheiten im Land sehr gut kennen. Jetzt haben wir erst einmal mit den Sprachen begonnen, die intern durch unsere Country Manager abgedeckt sind. Da sind die Weltsprache Portugiesisch und auch Italienisch dabei.
Mit welchen Kosten muss man als Nutzer von ibelsa.rooms rechnen?
P.B.: Die monatlichen Kosten belaufen sich pro Monat und Zimmer auf nur 4,00 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Zusätzliche Kosten entstehen lediglich für den Channelmanager mit 5,00 Euro plus Mehrwertsteuer pro Buchungsportal wie HRS & Co.

Wie kann man ibelsa testen?
P.S.: Kostenlos und unverbindlich lässt sich ibelsa.rooms als Vollversion für 30 Tage testen – über die Website www.ibelsa.com können sich Interessierte registrieren. Auch nach Ablauf dieser 30-Tage-Frist kann man das System aber beliebig lange mit maximal zwei Buchungen pro Tag weiter ausprobieren, so lange der Nutzer möchte. Und wir arbeiten auch weiterhin mit kundenfreundlichen Vertragsbindungen: Monatlich kann der Vertrag gekündigt werden. So etwas gibt es sonst eigentlich nicht in der Branche.