Reservierungserstellung

Anlegen einer neuen Reservierung

Um eine neue Reservierung zu erstellen, können Sie die Schaltfläche in der rechten Spalte verwenden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, eine Reservierung direkt im Belegungsplan anzulegen. Halten Sie dafür die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Zeiger über den gewünschten Zeitraum eines freien Zimmers.

Anschließend öffnet sich die Eingabemaske.

Ausfüllen der Eingabemaske (Schritt für Schritt)

a) Buchungszeitraum

Durch die direkte Eingabe im Belegungsplan sind der Reservierungszeitraum und somit die Anzahl der Übernachtungen bereits ausgewählt. Diese Daten lassen sich bei Bedarf in der Eingabemaske abändern.

b) Pax

Im Feld darunter geben Sie die Anzahl der Personen pro Zimmer an.

c) Zimmerkategorie / Zimmernummer

In der rechten Spalte werden die Zimmerkategorie und die Zimmernummer dargestellt. Diese Werte sind ebenfalls von Ihrer Auswahl im Belegungsplan übernommen. Auch hier lassen sich auf Wunsch noch Änderungen vornehmen.

d) Reservierungstyp

Wählen Sie schließlich den Reservierungstyp bzw. die Verbindlichkeit der Buchung aus.

  • 18 Uhr: Der Gast hat eine nicht garantierte Reservierung bei Ihnen getätigt und kann jederzeit kostenfrei stornieren. Reist der Gast nicht an, kann ihm keine Leistung in Rechnung gestellt werden. Ist der Gast nach 18 Uhr noch nicht angereist, steht es Ihnen frei, das Zimmer an einen anderen Gast zu vergeben.
  • garantiert: Hat der Gast eine garantierte Reservierung bei Ihnen getätigt, kann er nur noch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, den das Hotel selbst festlegt, kostenfrei stornieren. Reist der Gast nicht an oder storniert außerhalb des kostenfreien Stornierungszeitraums, können Sie dem Gast den Zimmerpreis in Rechnung stellen. Dafür verpflichten Sie sich wiederum, dass Zimmer die ganze Nacht für den Gast frei zu halten.
  • Option: Im Falle einer Optionsbuchung liegt dem Gast ein Angebot Ihres Hauses vor, das er noch nicht bestätigt hat. Eine Option wird bis zu einem bestimmten Datum gewährt, dass sie ebenfalls hier angeben.

e) Selbstzahleroption

Anschließend wählen Sie eine Selbstzahleroption aus.

Die Selbstzahleroption gibt an, wie die gebuchten Leistungen auf Gast und Rechnungsempfänger aufgeteilt werden sollen:

  • Nein bedeutet, dass der Gast keine Rechnung erhält und stattdessen alle Leistungen auf den Rechnungsempfänger entfallen.
  • Ganze Rechnung hat zur Folge, dass der Gast eine eigene Rechnung für alle Leistungen erhält.
  • Zusätzliche Leistungen führt dazu, dass der Gast eine Rechnung für alle Produkte außer der Übernachtung erhält, sofern sie nicht Teil der Zimmerrate sind.

f) Gastname (1. Gast)

Tragen Sie nun den Namen des Gastes ein. Falls der Gast ein neuer Kunde ist und deshalb noch nicht im System hinterlegt wurde, lässt sich von hier aus eine Gastkartei anlegen.

Bekannte Gäste werden mit den vorhanden Daten aus dem System versorgt. Bei Firmenkunden ergänzen Sie Ihre Eingabe durch die Angabe des Unternehmens.

g) Gastname (ab 2. Gast)

Wenn Sie unter Pax mehrere Gäste angegeben haben, lassen sich hier die weiteren Personen erfassen.

Diese Angaben sind freiwillig. Erfassen Sie diese Daten nach Möglichkeit, da sie eine wertvolle Quelle für zusätzliche Buchungen darstellen. Ist der Gast einmal angelegt, können Sie ihn in Ihre Werbeaktionen miteinbeziehen und persönlicher betreuen.

Auch diese Personen lassen sich noch gezielter bewerben, indem Sie in deren Gastkarteien persönliche Interessen für den Versand ausgewählter Newsletter vermerken.

h) Zimmerrate

Nun erfolgt die Auswahl einer Rate. Hier werden alle Raten angezeigt, die Sie für diese Zimmerkategorie und Personenanzahl hinterlegt haben.

i) Produktauswahl

Bereits während der Reservierung ist ein Upselling weiterer Produkte möglich.

Zur Auswahl stehen zunächst die innerhalb der Rate vorkonfigurierten Leistungen, es können jedoch auch beliebige Produkte Ihres Angebotes durch das Pluszeichen ergänzt werden.

j) Zimmerreservierungen

Falls Ihr Gast ein weiteres Zimmer buchen möchte, verwenden Sie die Schaltfläche Reservierung hinzufügen.

Im Anschluss versorgen Sie die Zimmerreservierung mit den Gastdaten und Konditionen wie in den vorherigen Schritten.

k) Gruppenreservierungen

Für die Erstellung von Gruppenreservierungen wählen Sie das Kopiersymbol aus und tragen die Anzahl der zusätzlichen Zimmer ein. Ergänzen Sie die zusätzlichen Zimmerbuchungen mit den Gastnamen, die restlichen Informationen werden von der kopierten Buchung übernommen.

l) Mehrfachauswahl: Zimmernummer vergeben / Zimmerreservierung löschen

Wenn Sie eine oder mehrere Reservierungen auswählen, lässt sich über den jeweiligen Button eine Zimmernummer zuweisen oder die ausgewählten Reservierungen löschen.

Falls nicht alle Einträge mit einer Zimmernummer versorgt werden, ist die Zimmerkategorie ausgebucht. Entweder Sie ändern die Zimmerkategorie noch während der Reservierungserstellung oder nachträglich im Belegungsplan.

m) Rechnungsempfänger

Zuletzt müssen noch ein Rechnungsempfänger ausgewählt und eine Buchungsquelle für Ihre Statistik angegeben werden.

Für individuelle Rechnungstexte steht ein Eingabefeld zur Verfügung.

Nachdem Ihre Reservierung nun vollständig eingegeben ist, speichern Sie die Angaben!

Zurück im Belegungsplan sehen Sie Ihre neu angelegte Reservierung.

Reservierungen im Belegungsplan abändern

Möchten Sie den Zeitraum oder die Zimmernummer einer vorhandenen Reservierung ändern, verschieben Sie die gesamte Buchung mit der Maus auf die gewünschte Stelle im Belegungsplan. Dadurch sind die Änderungen im System bereits wirksam.

Auch der Anfang und das Ende einer Reservierung lassen sich durch Ziehen mit der Maus anpassen. Über einen eingeblendeten Dialog entscheiden Sie, wie sich die Änderung auf den Preis auswirkt.

In der Zeile mit dem Titel '+1' einer jeden Zimmerkategorie laufen die Reservierungen auf, denen noch kein konkretes Zimmer zugeordnet wurde.

Sie lassen sich von hier bequem auf freie Zimmer verteilen (s.o.), die Zimmerkategorie ist frei wählbar.