Einführung in die Kontaktverwaltung

Herzlich willkommen zur Einführung in die Kontaktverwaltung von ibelsa.rooms. Sie erreichen die Kontaktverwaltung über den Reiter Kontakte auf der obersten Ebene des Programms.

Die Kontaktverwaltung von ibelsa.rooms stellt ein vollständiges CRM-System für Ihr Kundenbindungsmanagement dar. Ziel eines solchen Systems ist es, Kunden- und Gastbeziehungen langfristig zu pflegen und dadurch einen dauerhaften Erfolg zu sichern.

Daher werden nicht nur die Adress- und Kontaktdaten Ihrer Gäste verwaltet, sondern auch deren Präferenzen, Wünsche und Verknüpfungen untereinander nutzbar gemacht. Lassen Sie sich beispielsweise spezielle Wünsche oder die Firmenzugehörigkeit Ihrer Gäste anzeigen.

Aufbau
Die Kontaktverwaltung ist dafür in zwei Bereiche eingeteilt. Im Hauptfenster wird das vollständige Kunden- und Firmenregister dargestellt. Hierüber legen Sie neue Kundenkarteien an und fragen vorhandene Einträge mittels Suchfunktion ab.

Im rechten Bereich werden Ihnen zusätzliche Informationen und Funktionen für die Betreuung Ihrer Kunden angeboten. Dazu zählen die Ablage für die Verwaltung individueller Wünsche, die Abfrage nach Stichworten für gezielte Marketingaktionen sowie die Ansicht der Firmenzugehörigkeit und der Buchungshistorie.


1. Funktionen im Hauptfenster

Neue Kundenkartei
Um eine neue Kunden- oder Firmenkartei anzulegen, wählen sie die Schaltfläche neuer Kontakt aus. In die nun geöffnete Eingabemaske tragen Sie zunächst den Namen des Gastes ein und verknüpfen ihn bei Bedarf mit einer zuvor angelegten Firma. Um eine neue Firma anzulegen, verfahren Sie wie beim Anlegen einer Gastkartei, es muss lediglich oben in der Eingabemaske der Punkt Firma statt Person ausgewählt werden. Schließlich vervollständigen Sie die Felder für die Anschrift, die Kontaktdaten, den Geburtstag und die Passnummer.

Speichern Sie zum Beenden Ihre Eingaben.

Der Gast ist nun angelegt und wird im Register aufgelistet. Über die Bearbeitungs-Schaltfläche lassen sich dessen Informationen abändern oder ergänzen.

Stichwörter
Ergänzende Informationen sind die gleichnamigen Stichwörter, mit denen Sie Ihre Gäste in Kategorien einteilen können. Denkbare Kategorien wären Zimmerpräferenz, VIP Status, Marktzuordnung, Mailingaktion und Housekeeping Infos. Durch diese Einteilung lassen sich Gäste als Kategorie abfragen und mit einem persönlicheren Service oder zielgenaueren Anschreiben ansprechen.

Notizen
Die Stichworte sollten optimalerweise für Kategorien verwendet werden, zu denen immer mehrere Gäste zählen. Möchten Sie hingegen einen Wunsch oder eine Information hinterlegen, die sich nur auf einen speziellen Gast bezieht, dann verfassen Sie eine Notiz. Notizen können sowohl für Gast- als auch Firmenkarteien angelegt werden.

Neue Notizen lassen sich innerhalb der Kundenkartei über die Ablage verfassen. Für dringliche Vermerke gibt es eine extra Schaltfläche.

Alternativ zur Notiz legen Sie über das gleiche Menü eine Aufgabe an, die Sie auch mit einem Termin versehen können.


Suche von Kunden- / Firmenkarteien

Wenn Sie nun Ihre angelegte Gast- oder Firmenkarteien gezielt abfragen möchten, verwenden Sie die Suchfunktion.

Mögliche Kriterien zur Suchfeldeingabe sind der Vor- oder Nachname sowie Unternehmensbezeichnungen und Ortsnamen. Eine Kombination der Suchbegriffe ist ebenfalls möglich. Einzelne Suchbegriffe werden durch ein Leerzeichen oder Komma voneinander getrennt.

Suche nach Stichwörtern
Möchten Sie Gäste nach Stichwörter bzw. Kategorien abfragen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Entweder Sie klicken das vorhandene Stichwort eines Gastes in der rechten Spalte an und es werden alle Gäste mit dem gleichen Stichwort angezeigt. Oder Sie geben ein beliebiges Stichwort in die Suchfunktion ein und beginnen es mit dem Zusatz 'tag:'.


2. Funktionen im rechten Programmbereich

Nachdem Sie nun die Hauptfunktionen, also das Anlegen und Abfragen von Gästekarteien, kennengelernt haben, hier noch ein Überblick über die Zusatzfunktionen durch die rechte Spalte.

Beginnen Sie damit, einen beliebigen Gast im Hauptfenster per Klick auszuwählen. Dadurch erscheinen dessen Daten auch in der rechten Spalte.

Ablage
Falls zu dem Gast Notizen hinterlegt sind, werden Sie durch einen farblichen Hinweis darauf aufmerksam gemacht. Bei als wichtig markierten Einträgen blinkt die Schaltfläche rot auf.
 
Kontaktfeld
Im Kontaktfeld können Sie die Kontaktdaten des Gastes ablesen, per Klick eine E-Mail schreiben oder zusätzliche Informationen über den Gast via soziale Netzwerke einholen.

Stichworte
Im darunter gelegenen Eingabefeld werden dem Gast weitere der bereits angesprochenen Stichwörter hinzugefügt, falls eine Kategorisierung gewünscht ist.
 
Firmen-Kontakte
Darunter sind die Kontakt-Beziehungen dargestellt, die sich anklicken und weiter aufschlüsseln lassen.
 
Reservierungen
Gleiches gilt für die Haupt und Zimmerreservierungen, die Sie bei Bedarf über diese Schaltfläche detailliert einsehen können.