Modul Finanzen NICHT aktiv – Vorgehensweise für die Anpassung der Mehrwertsteuerklassen

Senkung der Mehrwertsteuer

Die im Konjunkturpaket vorgesehene Mehrwertsteuersenkung um die Wirtschaft anzukurbeln, ist zeitlich begrenzt auf den Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020. Der reguläre Umsatzsteuersatz mindert sich ab dem 1. Juli 2020 von derzeit 19 % auf 16 %. Der ermäßigte Umsatzsteuersatz (in der Hotellerie alle Logis-Leistungen) wird von 7 % auf 5 % sinken.

Wichtig und eine relevante Ausnahme: 

Ab dem 1. Juli 2020 gilt ein reduzierter Steuersatz für Speisen – diese Senkung ist befristet auf ein Jahr, gilt also bis zum 30. Juni 2021. Bis zum 31. Dezember 2020 beträgt dieser reduzierte Steuersatz 5%, ab dem 1. Januar 2021 dann 7%. Diese Steuersenkung gilt NICHT für Getränke !

Was von Ihrer Seite gemacht werden muss:

  • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater!  Falls Sie das Finanzen-Modul aktiviert haben, müssen Sie klären welche Buchhaltungskonten neu angelegt werden müssen.
  • Nötige Anpassungen bei Anzahlungen und Gastrokasse beachten.
  • Nach dem Tagesabschluss am 30.06. müssen Sie
    • Eine neue Warengruppe für Speisen anlegen und die jeweiligen Produkte in diesen Ordner ziehen (Die genaue Vorgehensweise wird in dem Hilfetext unter 3.0 erklärt)
    • Falls Sie bei bereits geschlossenen Rechnungen den Steuersatz anpassen möchten, finde Sie im Reiter Dokumente eine Liste dieser Reservierungen (Die genaue Vorgehensweise wird in dem Hilfetext unter 4.0 erklärt)

Wichtig: In jedem Fall müssen Sie VOR dem Stichtag 01.07. manuell den verknüpften Master-Steuersatz ändern. Bevor Sie die Änderungen vornehmen, bitte unbedingt an einem unserer Webinare teilnehmen und den Hilfetext durchlesen ! 

 

Vorgehensweise:

1. Anpassung der Mehrwertsteuerklassen: (zu erledigen ab heute BIS 01.07.2020)

1.1 

Gehen Sie in Ihre Hoteleinstellungen, indem Sie auf der Startseite oben rechts auf das Zahnradsymbol “Mein Hotel”  draufklicken.


1.2  

Anschließend wählen Sie den Reiter Produkte aus und gehen unten links auf das Feld “Steuerklassen”.

1.2.1 

Zum Bearbeiten der Steuerklasse auf das “Bleistiftsymbol” rechts neben der Steuerklasse 7% klicken und sowohl den befristeten Steuersatz von 5%, als auch den Zeitraum dieser Steueränderung eingeben. In diesem Fall beginnt es am 01.07.2020 und endet am 31.12.2020. Den Standard MwSt.-Satz von 7% bitte NICHT überschreiben.

1.2.2

Als nächstes die Mehrwertsteuer mit den 19 % auswählen (Bild 1) und den befristeten Mehrwertsteuersatz von 16 % eingeben. Auch hier muss der Beginn der Steuersenkung auf den 01.07.2020 und das Ende auf den 31.12.2020 gesetzt werden (Bild 2).

Bild 1

Bild 2

 

2. Aktualisierung auf die neuen Steuersätze

2.1

Um die Rechnungspositionen der vorhandenen Rechnungen mit dem neuen Mehrwertsteuersatz anzupassen, muss der Aktualisierungsbutton oben rechts bei den Steuerklassen angeklickt werden.

2.2

Nach dem Anklicken des Aktualisierungsbuttons  , öffnet sich ein Fenster, in dem der Zeitraum der Befristung noch mal abgefragt wird. Hier ist der Zeitraum 01.07.2020-31.12.2020 schon automatisch hinterlegt und Sie müssen nur noch auf “Speichern” klicken.

Durch das Speichern werden die Rechnungspositionen aller Reservierungen, die in dem ausgewählten Zeitraum liegen, mit den neuen Steuersätzen angepasst.

Sollte der ausgewählte Zeitraum bereits geschlossene Rechnungen enthalten, werden die entsprechenden Reservierungsnummern in einem neuen Fenster angezeigt. Diese können später (siehe 4.0) auf die neuen Steuersätze angepasst werden. Am besten Sie notieren sich diese, falls Sie später diese Rechnungen anpassen möchten.

Eine Liste dieser Reservierungen wird automatisch im Reiter Dokumente hinterlegt und kann später ausgedruckt werden.

3. Was ist bei Speisen ab 1. Juli zu beachten ? (zu erledigen AB 01.07.2020)

Ab dem 1. Juli 2020 gilt ein reduzierter Steuersatz für Speisen – diese Senkung ist befristet auf ein Jahr, gilt also bis zum 30. Juni 2021. Zusätzlich soll ab 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 dieser Steuersatz von 7 % auf 5% reduziert werden. Diese Steuersenkung gilt NICHT für Getränke !

Wenn Sie eine Gastrokasse an ibelsa angeschlossen haben, werden diese Änderungen automatisch seitens der Gastrokasse übermittelt und es bedarf keinen weiteren Anpassungen.

Wenn Sie Frühstück oder andere Speisen in ibelsa in einer Warengruppe “Restaurant” oder “Speisen und Getränke” angelegt haben, MUSS eine getrennte Warengruppe für Speisen mit 7 % angelegt werden, um die korrekten Mehrwertsteuersätze widerzuspiegeln.

Kleiner Tipp:

Erstellen Sie keine neuen Produkte, sondern nur eine neue Warengruppe mit 7 %, in die Sie das Frühstück bzw. Speisen verschieben. Dadurch müssen Sie die neuen Produkte NICHT mit den
Raten verknüpfen.  NUR durch das VERSCHIEBEN der vorhandenen Produkte in eine neue Warengruppe werden die alten Produkte mit dem neuen Steuersatz angepasst.

3.1 Neue Warengruppe anlegen

Gehen Sie in Ihre Hoteleinstellungen, indem Sie auf der Startseite oben rechts auf das Zahnradsymbol “Mein Hotel”  draufklicken.

Wählen Sie den Reiter “Produkte” aus und klicken bei den Warengruppen auf das grüne “Plussymbol” .

Es öffnet sich ein neues Fenster, in das Sie den Namen z.B. “Corona Speisen” eintragen können und bei der Steuerklasse, die Steuerklasse mit den 7 % auswählen und speichern. Die Steuerklasse muss hier 7 % und nicht 5 % betragen, da die vorher eingestellte Senkung dieser Steuerklasse von 01.07.2020 bis 31.12.2020 greift. Im Anschluss greift wieder die Steuerklasse 7 %.

3.2 Steuersätze für Speisen anpassen

  • Um die Steuersätze für Speisen richtig anzupassen, und damit keine Änderungen in den Raten vorgenommen werden müssen, einfach die Speisen aus der Warengruppe mit 19 % in die neu erstellte Warengruppe “Corona Speisen 7 %” ziehen.

Hier ganz wichtig keine neuen Produkte anzulegen, da sonst ALLE Raten einzeln angepasst werden müssen ! 

  • Im Anschluss den Aktualisierungsbutton bei den Steuerklassen wieder anklicken, damit die Anpassungen auch in den bereits vorhanden Reservierungen übernommen werden können. Den hinterlegten Zeitraum bestätigen.

Sollte der ausgewählte Zeitraum bereits geschlossene Rechnungen enthalten, werden die Reservierungsnummern in einem neuen Fenster angezeigt. Diese können im Anschluss ebenfalls auf die neuen Steuersätze angepasst werden.

 

4. Aktualisierung bereits geschlossener Rechnungen (zu erledigen ab 01.07.2020)

Achtung: 

Sollten Rechnungen für den ausgewählten Zeitraum schon geschlossen worden sein, werden in diesen Rechnungen KEINE  Änderungen vorgenommen. 

Eine Liste dieser Reservierungen wird automatisch im Reiter Dokumente hinterlegt und kann später ausgedruckt werden.

Wenn die Rechnungen dieser Reservierungen mit dem neuen Steuersatz angepasst werden sollen, müssen die Rechnungen wieder geöffnet, anschließend der Aktualisierungsbutton im Reiter Produkte bei den Hoteleinstellungen betätigt und die Rechnungen im Anschluss wieder geschlossen werden.

  • Hierzu die Reservierungsnummern notieren bzw. im Reiter Dokumente einsehen
  • In Cockpit unter “Reservierung” den Filter auf “Reservierungsnummer” stellen und die entsprechende Reservierungsnummer eintragen.

  • Die Reservierung wird angezeigt.
  • Auf die Reservierung klicken und die Rechnung öffnen. Oben in der Rechnung auf das “Schloßsymbol” klicken. Die Rechnungen werden im Hintergrund storniert und eine Rechnungskorrektur erstellt.
  • Anschließend wieder in Hoteleinstellungen unter Produkte den Aktualisierungsbutton betätigen. (siehe Punkt 2.1 und 2.2)

  •  Reservierung wieder aufrufen und Rechnung schliessen