Neue Features in ibelsa.rooms für die DSGVO

 

1. Ausdruck der Kontaktinformationen

Im Rahmen der DS-GVO hat jeder Gast das Recht zu erfahren, welche Daten in ibelsa.rooms erfasst und verarbeitet werden. Daher können diese Informationen ab sofort für jeden Kontakt ausgedruckt werden. Die Druckoption ist unten links in den Kontaktinformationen zu finden:

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2. Kontakt Löschen

Der Gast hat das Recht, dass seine Kontaktdaten gelöscht werden. Kontakte können nur mit der entsprechenden Benutzerberechtigung (Backend Benutzer) gelöscht werden. Dies funktioniert nur, wenn keine Reservierungen für die Zukunft vorhanden sind. Wenn zukünftige Reservierungen vorhanden sind, wird die Reservierungsnummer angezeigt. Reservierungen der Vergangenheit sind weiterhin vorhanden, Rechnungen der Vergangenheit können über die Cockpit Suche gefiltert werden und im Anschluss ausgedruckt oder storniert werden.

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Bitte die Benutzerrechte unter Mein Hotel – Benutzer entsprechende aktualisieren!

 

Achtung: dies kann nur von dem ADMIN gemacht werden.

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3. Protokoll für Kontaktänderungen

Die DSGVO sieht vor, dass alle Datenänderungen protokolliert werden müssen. Hierfür wurde die History Funktion für Kontaktdaten erweitert. Die Neuanlage des Kontaktes wird nicht protokolliert, sondern nur etwaige Veränderungen danach.

 

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4. Meldeschein

Um sicherzustellen, das der Meldeschein DSGVO konform ist, müssen die Angaben unter Mein Hotel  – Einstellungen – DSGVO vom Hotelier erweitert werden. Diese Daten werden für die zweite Seite des Meldescheines benötigt und sind landesspezifisch. Bitte nicht vergessen, im Abschluss… speichern.

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4.2 Erweiterte Einstellungen zum Meldeschein

Hier müssen länderspezifische Felder definiert werden, die zusätzlich auf dem Meldeschein erscheinen sollen. Dies können unter Mein Hotel – erweiterte Einstellungen aktualisiert werden.

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5. ibelsa.ibe und ibelsa.ibe.light

Bei der Webbuchung ibelsa.ibe und ibelsa.ibe.light, ist es zwingend notwendig den neuen Datenschutzbestimmungen zuzustimmen. In beiden Tools wurde eine zusätzliche Checkbox hinzugefügt. Diese muss vom Hotelier konfiguriert werden, sodass der Link auf die Datenschutzbestimmungen des Hotels verweist, dies ist unter Mein Hotel  – Anbindungen – ibe / ibe.light zu finden.

Unnamed (30) 

6. Hotel-Pin

Um eine eindeutige Identifikation eines anrufenden Hotels zu gewährleisten,  wurde der Hotel-Pin eingeführt. Dieser wird von den ibelsa.Support-Mitarbeitern erfragt werden, wenn Konfigurationsdaten geändert werden sollen oder wenn um eine Daten Auskunft gebeten wird.

Der Pin ist an 2 Stellen für den Benutzer der ibelsa Software einsehbar:

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